" PRESENTACIÓN DEL PROYECTO "

                   Presentación del Proyecto - Agromediterranea

CUADRO DE MANDO Y SISTEMAS DE AYUDA A LA DECISIÓN

● Sistemas de Ayuda a la Decisión.

                              

-   Starquery: En esta demostración se nos muestra el funcionamiento de la herramienta Starquery. Y podemos observar que esta herramienta utiliza una interfaz parecida al uso de las bases de datos, además se nos da la posibilidad de poder personalizar su uso. Esta herramienta nos ofrece además el uso de plantillas y estructuras que luego podemos exportar a otra herramienta bastante útil como puede ser Microsoft Excel.

En el Excel podemos generar tablas de consulta, y como Excel también puede hacer uso del programa Straquery, todo esto es muy útil, ya que se podrían crear múltiples informes empleando ambas herramientas sin problemas de incompatibilidad.

Resumiendo, los usuarios pueden crear fácilmente informes, tienen la posibilidad de arrastrar y soltar directamente los campos de la vista funcional del Starquey en el informe Excel, de aplicar filtros predefinidos, e incluso crear sus propios filtros. Además la herramienta se presenta de forma accesible para el trabajo con una interfaz sencilla, bastante intuitiva que dará facilidad al usuario para manejarla.

        

-          MIS Alea: Es otra aplicación orientada a Excel, como la anterior. MIS  Alea es una base de datos multidimensional, que puede gestionar grandes volúmenes de información en mínimos espacios, de forma rápida y efectiva. También es muy importante la interfaz Microsoft Excel, que proporciona un entorno rápido, sencillo e intuitivo.

Esta aplicación puede mostrar en todo momento cualquier elemento y cualquier combinación de variables que se desee, por compleja que parezca.

MIS Alea es una aplicación analítica para planificación, presentación de informes y análisis que no están aislados de las fuentes de datos. Además es una base de datos que procesa en tiempo real e incorpora un sistema de seguridad muy avanzado.

● Elaboración de un Cuadro de Mando Integral.

-           QPR Scorecard: Es una solución de Gestión Colaborativa para la implantación de la gestión estratégica. Las organizaciones pueden de forma sencilla planificar, implantar, comunicar y comprometer a las personas con los objetivos y la organización estratégica.

QPR Scorecard permite comunicar y definir la estrategia colaborativa y los objetivos en un nuevo nivel. A los usuarios les ayuda a trabajar en equipo, permitiéndoles conocer la visión general de la organización, la estrategia y las metas operativas financieras.

Además permite proporcionar una visión en tiempo real de desempeño de la actividad, mediante informes dinámicos predefinidos y gráficos, también proporciona un porta sobre el desempeño corporativo, integrando la información de múltiples fuentes y convirtiendo datos masivos en potente información para la gestión estratégica.

Es importante señalar que QPR es utilizable 100% web de esta forma facilita la implementación al usuario puesto que no requiere instalación, tan solo disponer de un navegador.

         

-           PB views: Esta aplicación nos muestra el rendimiento de la gestión de las situaciones de la empresa, es una aplicación fácil de comprender y de un uso sencillo. Está diseñada para que la empresa tenga un mejor diseño y mejor desempeño.

La empresa también da la opción de personalizad los filtros para que cada usuario pueda tener acceso a la información que necesite y desee en cada momento.

El uso del cuadro de mando integral permite integrar a cada trabajador con la empresa. Esta aplicación, ofrece a todos los trabajadores de la empresa desde los altos directivos, hasta el trabajador de maquinaria, una información actualizada en tiempo real, mejorando así la capacidad para ejecutar las estrategias de la empresa.

-          MIS Balanced Scorecard: Esta aplicación permite evaluar el desempeño de la empresa desde varias perspectivas. Identifica y define todos los procesos de negocio, ya sean críticos, solo de soporte, en términos de sus actividades, de su responsabilización jerárquica, de su gestión y seguimiento.

Esta herramienta mejora la comunicación estratégica de la empresa, y hace visible los procesos en la relación de la empresa, y al mismo tiempo pueden comprobar las estrategias, las causas y los efectos supuestos que pueden causar.

La herramienta además dispone de mapas estratégicos, diseños de gráficos, objetivos detallados, creación de informes y es muy configurable, sobre todo por seguridad y según el puesto que ocupe cada empleado en la empresa.

o   CASO Hospital Badalona:

Badalona Serveis Assistencials se vio en necesidad de hacer un Cuadro de Mando para la Gerencia y Dirección con el propósito de integrar la información recogida  de los centros y gestionarla.

Con ello querían conseguir un análisis del grado de satisfacción de sus pacientes y el nivel de los servicios que prestan.

Además, lograrían evitar informes en papel, resultando la información más accesible en cualquier momento con una mayor organización. Facilitarían también consultas de información por la pantalla de un ordenador, mostrándolo al usuario de forma intuitiva y exaltando aquellas áreas que precisan de una actuación rápida.

Finalmente la empresa consiguió aquellos objetivos que se propuso, más agilidad en el trabajo, en la organización de la información pues han conseguido analizar en sus bases de datos con calidad y sencillez. Y puesto que la información siempre está disponible, los usuarios pueden realizar sus consultas ellos mismos dejando a los profesionales más tiempo a dedicar a otras tareas.

Plan de Mejora

INTRODUCCIÓN:

La empresa en la actualidad tiene mucho énfasis en el uso de las TIC para la logística de la empresa, así como maquinaria dentro de las naves industriales, uso de CRM para relacionarse con los clientes y para las cuestiones administración de la misma. 

Como ya hemos visto en los informes anteriores, una de las ventajas competitivas de esta empresa es que cuenta, sin duda, con el control de todo el proceso productivo-comercial, este proceso comienza en su propio semillero hasta que germinan, después los productos son transportados por la flota de vehículos de la compañía hasta la planta de producción donde se envasan para ser de nuevo transportados al cliente. Todo ello ha mejorado y es mucho más eficiente con el uso de de las TIC en todos los procesos. 

Pero sin embargo descuidado el uso de su web, y la adquisición de nuevos clientes que podría llevar a cabo desde ella, y para uso de proveedores, y dar a conocer al público sus productos. 

OBJETIVOS: 

Los objetivos a seguir por parte de la empresa estarán orientados a la expansión en el mercado, la eficiencia de la empresa, el uso de las tecnologías como una estrategia y aportar más servicios al cliente. 

1. Nos centraremos entonces en la mejora de la página web, dando más atención al cliente y con objetivo de captar nuevos clientes, con las siguientes mejoras: 

- Área usuarios 

- Web de venta 

- Nuevos Empleados 

2. Automatización en los procesos para la agilidad de la empresa. 

3. Más opciones para la comunicación con los clientes y proveedores. 

DESCRIPCIÓN ACTUACIONES: 

Las actuaciones que creemos que se deben llevar a cabo están relacionadas con el uso de la informática y las TIC, mayor automatización en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, mejora de la página web y ofrecer a los clientes y proveedores otros medios de comunicación. 

A continuación mostramos más detenidamente las mejoras a aplicar a estos puntos de la empresa, y las ventajas que podrían aportar. 

1. WEB: Principalmente queremos conseguir que la empresa haga uso de esta herramienta y aproveche las oportunidades que le puede ofrecer. Aspectos a mejorar: 

- Constante actualización de la página web con los nuevos productos y servicios a ofrecer. 

- Dar a conocer la empresa a través de esta herramienta y aprovechar las oportunidades para conseguir nuevos clientes. 

- Área clientes y web de venta: Elaborar un área de clientes, donde el usuario una vez registrado tenga la opción de realizar los pedidos, conocer la disponibilidad de los productos, hacerle saber sobre otros productos relacionados que le puedan interesar y con el fin de agilizar sus tareas, proporcionarle el último pedido con la posibilidad de realizar el mismo o modificarlo. Tratamos de conseguir así mantener la constante actualización al cliente, dándole más atención, comodidad y más posibilidades a su alcance. 

- Comunicación: En esta área de clientes también sería interesante disponer de un foro, y chat, a través de los cuales se podrá compartir sugerencias y sería posible mantener contacto de otra forma. 

- Nuevos empleados: A través de la misma también ofertar un formulario para que las personas interesadas en pertenecer a dicha empresa, pueda enviar sus datos personales, y estos se alojen en la base de datos de la empresa. Cuando la empresa necesite más empleados dispondrán de forma más fácil y eficiente esos datos. Además, tener una sección para que la empresa oferte puestos de trabajo específicos. 

2. Software: A la empresa le interesa automatizar más los procesos, será importante almacenar en una base de datos la entrada y salida de productos y recursos de la empresa de forma que todo esté registrado y almacenado para su posterior gestión y organización con el fin de agilizar el trabajo. 

ALCANCE: 

Mediante la automatización más intensiva de los procesos, queremos reducir costes de la empresa y aumentar su productividad, ahorrando tiempo en almacenaje y clasificación de la información. Por tanto, afectará al almacenamiento de información y gestión de la misma, con lo cual será necesario el compromiso del personal que deba procesar esta información para su correcto manejo. 

Ya que con la página web queremos obtener un mayor alcance será necesario mantenerla en constante actualización para los futuros clientes y los actuales y dentro del área de clientes que toda necesidad quede cubierta. 

También veríamos afectados los procesos de ventas, ya que a parte de las ventas habituales a través de Email que acostumbran a realizar, estaríamos dando otra posibilidad a través del área de clientes. Con ello sería necesario gestionar las previsiones de demanda de pedidos a través de este nuevo medio, gestión del stock teniendo en cuenta las ventas que se llevarán a cabo a través de los métodos habituales y de la web, y también compartir el departamento de producción las previsiones estudiadas y estar coordinados, de esta forma saber con rapidez lo que necesita o no la empresa. 

REPERCUSIONES: 

En cuanto a la repercusión con estas mejoras, esperamos que la empresa cuente con más clientes, aumentando así el trabajo y la productividad de la misma. Más servicios para los clientes, mayor rapidez al efectuar pedidos y control sobre los mismos y dar rápidamente el conocimiento de productos novedosos a los clientes a través de la web. 

Con las nuevas herramientas administrativas conseguiremos eficiencia y agilidad en los procesos, informatizando aún más los mismos, y ahorrando tiempo que se pueda emplear en otras tareas. 

PLAZO DE REALIZACIÓN: 

Para dar una estimación del tiempo habrá que tener en cuenta varios aspectos como la realización de las mejoras ya mencionadas en la página web, las mejoras administrativas y la formación y aprendizaje que será requerida por los empleados para la gestión, actualización y manejo de la misma. 

Para la promoción de la web, se comenzará según se hayan terminado las mejoras en la web. El tiempo estimado que pueda tardar después de la realización en aparecer en los buscadores podrá ser muy variable, aunque generalmente es de 1 a 3 meses. 

Por tanto, el tiempo que se podría estimar para realizar las mejoras y el aprendizaje de los empleados para las nuevas medidas tomadas en las TICs de la empresa podría estimarse en 1 año. 

Las mejoras esperamos que se realicen con rapidez, pero será necesario asegurar que quedan completamente adaptadas a las necesidades de la empresa y que los empleados sabrán realizar un correcto uso. 

COSTES: 

Para la realización de las mejoras mencionadas en la web, el departamento de informática sería el más adecuado para encargarse de ello, ya que tienen los conocimientos necesarios y eso supondría una gran reducción en los costes del desarrollo de las mejoras a realizar. 

La promoción en 20 buscadores españoles sería de 150€-250€ y con un Suplemento para promoción en buscadores extranjeros de 100€ más. 

También contamos con este departamos para mejorar la informatización de los procesos. 

FINANCIACIÓN: 

Las mejoras a realizar no conllevan mucho coste, dado que la gran parte de ellas podrán llevarse a cabo por el propio personal de la empresa, y en el caso de algún coste, la empresa podría afrontar este pago, dado que en apartados anteriores pudimos comprobar que las últimas adquisiciones de TICs de la empresa fueron pagadas con financiación propia. 

III. Diagnostico. (Inf. Diag)

A. Procesos / Procedimientos. 

La empresa no carece de nivel tecnológico, pero podría introducirse mejoras automatizando más los procesos para agilizar, mejorar la cadena del trabajo consiguiendo así eficacia, eficiencia y calidad en los procesos. 

También sería importante mejorar los procesos con clientes y proveedores, hacer que los procesos se adapten más a las necesidades de los clientes con el fin de cubrirlas, y al igual con los proveedores pues podrían ahorrar tiempo y agilizar el trabajo. 

Es por ejemplo cuando la empresa realiza los pedidos necesarios, analizan por cada departamento que es necesario en ese momento haciendo una revisión en cada departamento, sería posible ahorrar enormemente tiempo de trabajo si este proceso quedara todo lo posible informatizado de forma que el control no sea necesario que lo realice una o varias personas. 

B. Herramientas / Infraestructuras. 

Aunque la empresa dispone de página web, es una herramienta que no se está explotando que puede darle numerosas oportunidades que no aprovechan. La actualización de la misma debería ser más constante con el fin de tener completamente actualizados e informados a los clientes y a los que podrían ser nuevos clientes. Intentar así, orientar la web más a los clientes con el fin de captar nuevos y conseguir más fidelidad con los clientes habituales. 

La página sólo contiene un apartado de contacto donde dispone su correo electrónico, pero para acercarse al cliente, sobre todo a los nuevos y facilitar el trabajo de ambos, sería necesaria un área para clientes. Con posibilidad de realizar los pedidos a través de la web, haciéndole más fácil y cómoda la compra dándole la posibilidad de recordar el último pedido o modificar el mismo. 

De esta forma conseguiremos que los clientes estén más en contacto con la empresa, estén alerta de los nuevos productos, la disponibilidad de ellos y agilizar la compra. 

También será importante para darse a conocer mediante otro medio que es tan accesible al público. 

Con la web también podrían incorporar un formulario a rellenar a personas que estén interesadas a formar parte de la empresa, para así captar nuevos empleados si fuera necesario. 

C. Competencias. 

La empresa siempre intenta estar alerta a las nuevas tecnologías y al incorporarlas hacérselas llegar a los trabajadores que van a hacer uso de ellas día a día. 

Esta labor siempre se lleva a cabo por un superior, o impartiendo cursos para los empleados, Dvds, pero podría mejorarse aún más dándole la posibilidad al trabajador de poder adquirir estos nuevos conocimientos de forma online, dándole más comodidad y a la vez más medios para adquirir los conocimientos necesarios que sean requeridos para las tecnologías que se incorporen.

II. Situación Actual. (Inf. Diag)

1. Diagnóstico actual/inicial de la empresa en cuanto al uso e implantación de las TIC: 

Después de un intenso análisis de la empresa, recorriendo todos sus rincones, analizando sus comienzos mediante los antecedentes, la situación de la empresa en la actualidad, las herramientas TIC que tiene y la utilización de las mismas y las necesidades de la empresa para su buen desarrollo y formación de sus empleados con respecto a las nuevas tecnologías, a continuación vamos a comenzar con el diagnostico de la empresa. 

2. Inventario herramientas TIC en la empresa: 

A la hora de realizar el inventario de herramientas TIC en nuestra empresa, podemos decir que la empresa dispone de un gran número de herramientas TIC, además de tratar de sacarles el máximo provecho posible para el buen desarrollo de la empresa. Pero la empresa aún puede mejorar algunos sectores de la empresa en los cuales no presta mucha atención, como puede ser su página web, que mas adelante hablaremos de este punto. 

3. Nivel de uso de las TIC al negocio: 

Llegado a este punto, diríamos que el nivel de uso de las TIC de esta empresa estaría entre INTEGRACIÓN e INTEROPERABILIDAD, ya que dispone de herramientas ERP, negocio electrónico. 

Conectividad 100% entre todos los empleados de la empresa mediante móvil, pda o intranet, además de utilizar todas estas tecnologías de la comunicación para tener organizados los pedidos, cosa que es de gran ayuda también para los empleados que se encargan de repartir la mercancía, debiendo hacer un buen uso de móviles y pdas. 

Dispone de comercio electrónico, mediante el cual se comunica con sus proveedores y clientes. En la contabilidad la empresa se dedica a llevar al día las facturas, los albaranes, pedidos de clientes y proveedores,… 

En cuanto a las infraestructuras de la empresa, han integrado correctamente el uso todas las tecnologías a su disposición, ordenadores, pdas, y además de la buena formación de sus empleados para que puedan hacer buen uso de todas tecnologías que tienen disponibles de la forma más cómoda y automatizada posible. 

Ahora, en cuanto a la maquinaria que la empresa dispone para la elaboración de sus productos, consideramos que su maquinaria es bastante avanzada, aunque con posibilidad de mejora. La maquinaria se adapta a la actividad de la empresa, dispone de invernaderos cualificados con tecnología que es capaz de captar el tiempo que hace en el exterior, y controlar la plantación que en ellos albergan. Disponen además de maquinaria tradicional para el cultivo en el campo, y maquinaria en la fábrica que ayuda al correcto tratamiento de los productos y posteriormente su envasado y transporte hasta su destino. 

4. Necesidades formativas: 

A continuación redactaremos las necesidades formativas y competencias: 

Los empleados en oficina controlan perfectamente los programas y la base de datos para consultar, modificar y archivar la información, pedidos, facturas y demás documentos que llegan a la empresa. Los empleados reciben su formación mediante cursos de formación, o los propios informáticos de la empresa se dedican a formar a los demás empleados, o resolver dudas con respecto al correcto manejo de las herramientas de las que disponen. En oficina también disponen de personal que se dedica a tratar de cara al público, recibir las llamadas y dar información y además, estos empleados también deben controlar correctamente las herramientas informáticas para la contabilidad de la empresa. 

El empleado que trabaja tanto en la fábrica como en el campo tienen un superior, encargado de que todo esté bien, y solucionar los problemas que puedan surgir para que la cadena de producción no se detenga, y además se encarga de formar a los empleados en la utilización de la maquinaria, por lo general es de uso sencillo, tanto en fábrica como en el campo es un trabajo más mecanizado que manual, los empleados aprenden a manejar transpaletas mecánicas, tractores, y maquinaria pesada para trabajar adecuadamente la tierra. 

Todos los empleados de la empresa se dedican a desarrollar la misma tarea, con esto la empresa consigue tener empleados altamente cualificados en su puesto de trabajo, hace que cada empleado tenga un alto control sobre el manejo de la maquinaria que se utiliza en su puesto de trabajo, con esto se consigue una mayor productividad. Pero toda esta experiencia se consigue además de con los cursos formativos, con la experiencia en la empresa y aprendiendo de otros compañeros de trabajo con más experiencia. 

Con respecto al departamento de informática, son los encargados del mantenimiento de los ordenadores, y se encargan de que todos tengan un correcto funcionamiento para el mejor desarrollo del trabajo de los demás empleados de otros departamentos. Los informáticos también son los encargados de la seguridad informática, de que no ocurra ningún fallo, evitar la perdida de datos de los clientes o proveedores, también consigue hacer que los empleados no puedan borrar alguna información importante por error.

I. Antecedentes. (Inf. Diag)

Agromediterránea es una empresa familiar que nació a partir del sacrificio y de la experiencia de sus fundadores en el año 1986 se fundó como se conoce actualmente. 

Dispone de una planta de producción de 15000m2 y cuya avanzada tecnología la convierte en una de las más moderas de Europa. Las instalaciones se encuentran ubicadas en una parcela de 64.000m2. La planta se ha diseñado siguiendo 4 conceptos fundamentales para la empresa: seguridad alimentaria y calidad, eliminación de sobreesfuerzos y consecución de entornos seguros y ergonómicos, competitividad y medio ambiente. 

Para la empresa una de las cosas más importantes es la calidad y seguridad de sus productos, por eso llevan a cabo una serie de medidas higiénico-sanitarias durante todo el proceso de producción. 

La gran ventaja competitiva con la que cuenta la empresa es sin duda el control de todo el proceso productivo-comercial, este proceso comienza en su propio semillero hasta que germinan y son trasplantadas en sus fincas de explotación distribuidas por toda la región de Murcia, Albacete, Almería y Granada con un total de 400 hectáreas de cultivo. Después los productos son transportados por la flota de vehículos de la compañía hasta la planta de producción donde se envasan para ser de nuevo transportados al cliente. 

En la actualidad, Agromediterránea gracias a la persistencia y sacrificio de sus creadores y sus empleados altamente cualificados, se ha convertido en una empresa importante en su sector, la industria agroalimentaria. Además forma parte de un grupo de empresas dedicadas al sector, favoreciendo así el desarrollo de la empresa que se mantiene en constante crecimiento. Conforme esta ha ido creciendo también crecía la experiencia de sus creadores, y las iniciativas de estos por implantar técnicas novedosas de tecnología de la información que hicieran mucho más fácil y ameno su trabajo, ya que los empleados de ésta siempre han tenido gran acogida de las mismas. 

La política de la empresa tiene como objetivos estratégicos la mejora continua de la empresa, mediante la implantación de Sistemas de Gestión Integrada. La gestión eficaz de un sistema de calidad integrado les ha permitido conseguir unos clientes fidelizados, el cumplimiento de la legislación laboral y de prevención de riesgos laborales, así como una gestión justa y ética de los recursos humanos les proporcionan unos trabajadores cualificados y motivados. Mientras que la calidad medioambiental le permite a la empresa un uso eficiente de la energía. Esto supone un ahorro, además de un evidente gesto de respeto hacia el medio ambiente. 

Todo ello, conjuntamente, permite una innovación, mejora y aprendizaje continuos, de modo que se produce un desarrollo empresarial sostenible. La empresa está expectante ante la salida al mercado de un avance en las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) para poder adquirirlo.

Barreras y Objetivos

Con respecto a las barreras, poco podemos añadir, dado que la empresa está desando que salga al mercado un avance nuevo en las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) para poder adquirirlo. Las últimas Tic adquiridas por la empresa se financiaron totalmente mediante financiación propia.

Y ahora con respecto a las barreras que podamos encontrar en el personal de la empresa para aprovechar más las Tecnologías de Información y las Comunicaciones podemos también decir que sus empleados no tienen ningún miedo a la llegada de nuevos avances a la empresa, es más, estos nuevos avances hacen sus trabajos más amenos, y la mejora de la empresa de cara al futuro. La empresa se preocupa de que al implantar una nueva Tic, todos los empleados implicados en su utilización reciban un curso de formación para su mejor utilización y aprovechamiento.

Objetivos: ¿Qué beneficios o impactos significativos ha percibido del uso de las TIC en los dos últimos años?

El uso de las TIC en la empresa ha significado un gran avance en la misma, tanto a nivel de producción como a nivel de trabajo de los empleados, siendo el trabajo de estos más eficiente y eficaz. En resumen queremos decir que con respecto a los dos últimos años la empresa ha mejorado considerablemente en la reorganización y simplificación de las rutinas de trabajo, se tiene una mayor disponibilidad de los recursos y gracias a estos nuevos avances implantados es posible conseguir mayores ganancias para la empresa.

Esta empresa como cualquier otra, de cualquier otro sector, baraja nuevos proyectos relacionados con el uso de las TIC para poder beneficiar así a la empresa, pero han preferido no adelantarnos nada por el momento.

Y por último, añadir que la empresa está en constante crecimiento y le gustaría poder seguir creciendo y desarrollándose en todos los sectores de su empresa, pero los principales objetivos que la empresa le gustaría mejorar de cara a nuevos avances serían, mejorar los procesos de producción, mejorar los procesos de administración (facturación, contabilidad,…) y mejorar los procesos de gestión de personal, almacén,…

Aspectos Legales TIC

Nuestra empresa, pese a tener página Web propia, no comercializa electrónicamente, pero si informa de su razón social que desarrolla en Internet, y además informa de su nombre, dirección, correo electrónico y telefono de contacto, para que el cliente pueda ponerse en contacto con la empresa para realizar sus pedidos y consultas sobre productos.

Como en la página Web no disponen de formularios que recojan datos personales de clientes, no datos mercantiles, la empresa solamente puede garantizar a sus clientes que la información personal de ellos adquirida, no llegará a terceras personas no deseadas. Sus clientes además disponen de toda la información de la empresa para poder ponerse en contacto con ella por cualquier motivo, realizar pedidos, consulta de cómo va el pedido que ya se pidió, o simplemente información.

Todos los datos de los clientes se encuentran en las bases de datos de la empresa, los cuales estarán protegidos de todo personal ajeno a la empresa y solamente de uso interno.

Seguridad Informática

La seguridad informática con respecto a los usuarios de la empresa:

Todos los empleados están implicados en la seguridad de los sistemas de la empresa, cada empleado tiene su clave de acceso al sistema, y a su ordenador, porque cada empleado se encarga de un tipo de información diferente según su trabajo a desempeñar en la empresa, y además cuando abandonan su puesto de trabajo, aunque sea por poco tiempo, no se pueden dejar el ordenador abierto, asegurándose así de que nadie manipula su puesto de trabajo con su respectiva información. Con estos sistemas la empresa ha conseguido no tener ningún tipo de problema en los últimos 12 meses.

Seguridad informática a nivel del PC:
En esta empresa, disponen de las últimas actualizaciones de parches y service pack para sus ordenadores, además disponen de antivirus para evitar disgustos con el sistema, dado que dentro de las bases de datos y de esta empresa se mueve información muy importante (información de clientes, proveedores, pedidos, empleados…) para el correcto funcionamiento de la empresa. Y dado que los ordenadores los van actualizando, es evidente que la actualización del antivirus no va a ser menos.

Seguridad informática en la Red:
La empresa dispone de cortafuegos o firewall, que es el que tiene, en su sistema operativo de Windows, además del que incorpora el router para interconectar los ordenadores de la empresa entre sí.
Disponen de una VPN o Red Privada Virtual, mediante la cual se van pasando la información de un empleado a otro, es muy útil para este tipo de empresas que tienen bastantes empleados y necesitan estar intercambiando información de un puesto de trabajo a otro.

Seguridad informática en la Web:
La empresa dispone de página Web, pero en ella no contiene formularios que recojan datos personales o mercantiles como parte del proceso de transacción, en la Web solo tiene indicado los datos de contacto de la empresa, mediante los clientes se pueden poner en contacto con la misma para realizar sus pedidos o pedir información. A su vez tampoco existen mecanismos de autenticación a las áreas y contenidos restringidos, toda esa información es privada y nadie ajeno a la empresa podría acceder a ella. La empresa tampoco realiza periódicamente auditorías de seguridad o test de intrusión, en resumen, la empresa con respecto a la Web, no le presta mucha atención, no es una de sus principales prioridades.

La seguridad informática con respecto a los datos de la empresa:
La empresa dispone de un Sistema de Alimentación Ininterrumpida, para poder paliar algún fallo eléctrico que puede producirse en la empresa. También se realizan copias de seguridad de los datos periódicamente, estas copias las realiza diariamente, e incluso dos veces por día, además de comprobarse la correcta realización de esa copia de seguridad. La empresa dispone de un sistema de almacenamiento localizado en una habitación correctamente climatizada, con acceso restringido y cortafuegos, es como una caja acorazada, a su vez tienen la misma información guardada en distintos lugares. Pero por si esto no fuera suficiente la empresa dispone de un plan de recuperación de desastres que permitiría la continuidad del negocio, aunque no ha sido probado, hasta la fecha la empresa no ha tenido ningún problema.

Externalización de servicios TIC

Penteo es el único analista independiente en tecnología de la información y comunicaciones en España, Antonio Macia director general del grupo; va a tratar el tema de la Externalizacion de servicios TIC.

Una visión general del sector TIC, viendo como esta el sector en el año 2003 y como va evolucionar. El sector ira aumentando en general, se denota un cierto crecimiento.

Si, vemos el mercado español esta sufriendo, y pasaron de un gran numero de ganancias, a un gran descenso de las ventas y si lo vemos por secciones la que mas a sufrido a sido hadware y lo único que a crecido outsourcing que es el tema a tratar.

El desfase que tenemos en España con el resto de mercados, como europeo y EEUU ya es conocido el ratio medio en inversiones en España 2,1% de TIC.

La tecnología aporta un valor a la empresa, si aportan una ventaja competitiva y hay que tenerlo en cuenta. Los cambios que se están produciendo en el mercado, un nuevo modelo de relación entre compañías y demandantes han llevado al outsourcing.

Definición: de la gestión de algún área de la empresa a un proveedor especializado que garantiza una calidad de servicio difícil de alcanzar de otro modo, permitiendo a la empresa centrarse en actividades principales de su negocio y conviertiendose en una herramienta eficaz para aumentar la competitividad, mejorar el servicio al cliente e incrementar beneficios.

En esto se basa outsourcing “un proveedor especializado que garantiza una calidad de servicio difícil de alcanzar de otro modo” dedicarnos a lo que es nuestro “producto”, el cambio rápido del mercado, por eso hay que asumir nuevas funciones, para ello necesita unas nuevas competencias de su equipo humano y eso hace que no lo tengamos y la tecnología cambia mas rápido y hace que no conozcamos su uso. Se puede ver como ver como una oportunidad de delegar cosas que no son importantes para mi en “una persona (organización - socio)” externa a la empresa. Necesidad por parte de la demanda y una oportunidad para la oferta, y es una salida para las empresas del sector de las TIC.

Para decidir que partes externalizar tenemos que tener en cuenta a importancia estratégica de la función, los conocimientos que tengo, las capacidades que tengo estas no solo son las personas si no los recursos económicos, la tecnología que dispongo y que aportación de valor esa función. Y teniendo en cuenta de esto ver que si externalizar o no. Se va ahorrar en la globalidad, pero el producto que te ofrecen tiene un valor añadido con lo cual el uso de outsourcing no te va suponer ahorro de los costes de esa función en concreto pero si, una mejora y optimización del proceso. Motivaciones para contratar outsourcing serian las siguientes (datos de empresas de demanda):

1º) Tecnología con punta con inversión mínima 64% en 2001 .(2003 pasa de los últimos).

1º) Centrar esfuerzos en funciones que generen valor añadido(2003).

2º)Poder acceder a expertos de TIC 56%.

3ª)Necesidad de cambios bruscos en la empresa 40%.

4º) Disminución de costes 33%,...

El outsourcing no siempre es la mejor solución hay que verlo en cada caso. Las áreas donde se pueden implantar se puede dividir de dos maneras, según funciones y según enfoques.

La primera según funciones: Sistemas distribuidos 30%, Centro Procesos 21%, aplicaciones 23% , Soporte usuarios, red, e-business con mucha menos presencia.

Otra clasificación según enfoque y estrategia, esto denota los objetivos de la empresa:

Tareas (mano de obra), Tecnológico, Procesos internos, De Procesos (BPO) o transformacional.

También hay que ver que beneficios quiero obtener, en el estudio de mercado se obtuvieron los siguientes datos: beneficios que se esperaban y NO se obtuvieron => ahorro de costes, menor preocupación, y los que obtuvieron => eficiencia de los sistemas, nueva tecnología punta, capacidad de asumir nuevos proyectos, mayor competitividad, acceso a expertos.

Datos obtenidos de los riesgos que puede tener la implantación: pierdo el control 61%, perdida de autonomía 47%, la confidencialidad de la información , desmotivación del personal, tener claro lo que quiero obtener para transmitírselo a mi “socio” .

Otra cosa a tener muy en cuenta es quien contratar de proveedor, concepto del socio,lo mas importante es la confianza y la experiencia que tiene mis socio, en el aérea que voy a externalizar.

Teniendo en cuenta todos estos factores seremos capaces de saber que funciones podrían sernos útiles de externalizar y cuales no.

Uso de las TIC

¿Qué grado de utilización de herramientas TIC hay en las siguientes áreas de la empresa?

En las distintas áreas de la empresa, en la actualidad tiene un nivel medio alto, en logística y aprovisionamiento, en clientes y ventas, en proveedores y compras, en personal y recursos humanos (RRHH), en contabilidad, en administración y en producción.

Los formularios que suele manejar la empresa son los de pedido, albaranes, facturas y partes de trabajo, todos estos formularios se encuentran dentro de sus programas, solamente tienen que seleccionar el necesario y ya disponen de la plantilla a rellenar.

Todos se almacenan electrónicamente, y se imprimen en papel solo los necesarios para entregar a quien los solicite.

¿Qué herramientas TIC usa actualmente la empresa?

Con respecto a Internet:

La empresa se encuentra conectada a Internet diariamente todo el tiempo, necesitan estar comunicados todos los trabajadores entre sí, de toda la empresa, no pueden ni estar 10 minutos sin conexión, ya que en oficina se puede producir un cambio de pedido, o cualquier otro problema e inmediatamente es necesario comunicarlo al personal que se encuentre en el almacén o en el campo con la producción.

Para una mayor conexión todos los empleados se mantienen en contacto mediante los ordenadores fijos, los portátiles o mediante una terminal móvil para los que se encuentran en el campo o en carretera.

Los usos principales que hace la empresa de Internet son los siguientes, búsqueda general de información, gestiones con los clientes, operaciones bancarias y de compras y ventas, publicación de ofertas de trabajo, observar la competencia y mercado, gestiones con proveedores, formación y aprendizaje de sus empleados, y además realizar operaciones con la Administración del tipo: obtener información, conseguir impresos, formularios,… y a su vez devolver estos impresos cumplimentados.

La empresa dispone de tecnologías CRM (Customer Relatioship Management), las cuales le permite analizar la información disponible con fines comerciales y de marketing, y además relacionarse con sus clientes pudiendo así mantener a sus clientes informados de todos sus productos, además de poder también estar en contacto con sus proveedores, todo este proceso lo realiza mediante sus comerciales y usando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), mediante Internet.

Para un control de sus empleados tiene en sus instalaciones tornos para el control de accesos, cada empleado dispone de una tarjeta identificativa que pasando las distintas instalaciones el sistema sabe que empleado ha asistido a trabajar, además de otros sistemas para evitar el fraude de los mismos.

Con respecto al correo electrónico (e-mail), es necesario revisar el correo diariamente varias veces al día por si se produce algún cambio de pedidos o hay nuevos pedidos por parte del cliente o cualquier otro contra tiempo. Se accede al correo desde cualquier dispositivo de la empresa ordenador fijo, portátil o móvil, la empresa dispone de dominio propio y a su vez utiliza unas 500 cuentas de correo y el correo es nominativo. Los dispositivos de la empresa tienen también acceso a webmail, y no tienen problemas de capacidad del correo, ya que pueden recibir y enviar correos de gran tamaño, aunque no están exentos de problemas con los SPAM.

Todo este correo no tiene ninguna forma especial de organización ni personalizada, simplemente se organiza por orden de llegada, por fecha.

El chat o videoconferencias no son utilizados por la empresa, pero si utilizan con bastante frecuencia las E-learning (online, CD/DVD, M-learning…) para la formación de sus empleados, cuando llega una nueva tecnología a la empresa, para que todos sepan hacer uso de ella de una forma correcta.

Disponen de firma digital y certificados digitales, con proveedores y clientes, además de con la Administración, tienen un sistema llamado EDI que les permite hacer estos trámites de E-factura y enviar y recibir documentos de este tipo.

La empresa no tiene foros, pero sabe de la existencia de foros creados por personas ajenas a la empresa.

Los sistemas de gestión documental de la empresa son utilizados para la administración de de los pedidos, de las facturas, albaranes y documentos necesarios para una correcta contabilidad, utilizando un soltare de pago.

Es frecuente el uso de Intranet dentro de la empresa, se mantienen en contacto los distintos sectores de la empresa, es bastante útil, los empleados publican constantemente documentos, utilizan este sistema para compartir boletines de noticias internas, comparten también documentos de trabajo, manuales, guías o material formativo y servicios para uso interno, y el sistema a su vez envía un mensaje al o los interesados del documento. Dentro de este sistema los empleados pueden acceder a servicios del Departamento de Recursos Humanos (RRHH), también pueden enviarse o recibir mensajes con ficheros de gran tamaño, dentro de esta red también suelen tener problemas con el SPAM.

A continuación comentamos el aspecto de Movilidad y Teletrabajo, los empleados de oficina pueden tener conexión desde casa, es más, el ordenador central de la empresa, está conectado con todo, y se puede disponer de esta información actualizada en todo momento.

La empresa dispone de Página Web con dominio propio, en la página web presentan a la empresa y muestra un catálogo de productos, pero solamente los enumera y esta pendiente de actualizar con los nuevos productos, pero la actualización de la página no es una cosa que le preocupe mucho a la empresa y tampoco realizan seguimientos de las estadísticas de visitas, ni promocionan su página web.

La página permite a los clientes personalizar o diseñar los productos y servicios, pero no personalizar la página a usuarios habituales o registrados. La página además incorpora funcionalidades de e-commercer, y mediante la página se ofrece al cliente la opción de hacer sus pedidos por e-mail, y con forma de pago mediante PayPal y otros.

Mediante la página se pueden hacer demandas de trabajo o CVs, y permite publicar ofertas de trabajo.

Utilizan una Plataforma SMS (Short Message System), para que la información que se va modificando se comunique a todos los mandos y personal interesado de la empresa, pero no disponen de servicios Web ni aplicaciones online.

Todos los datos de la empresa están muy controlados, disponen de sistemas de apoyo a la toma de decisiones y Sistemas de Información Ejecutiva, mediante un Sistema de Captura de Datos extraen datos de la base de datos para su análisis, el programa te crea como unos cubos en los cuales puedes ir poniendo la información por campos.

Los sistemas de diseño asistido por ordenador son de Software libre, creado para ellos, compran las licencias a la empresa que le desarrolla estos programas para poder utilizarlos, que llevan integrados Sistemas de Gestión Integrados con una base de ERP (Enterprise Resource Planing), el único programa que va a parte de las ERP es el de RRHH (Recursos Humanos), además de utilizar también el paquete Office.

¿De qué forma usa las TIC para relacionarse con sus CLIENTES?

Toda la comunicación con sus clientes se realiza por correo electrónico, además de disponer de los teléfonos de sus clientes. El proceso a seguir para relacionarse la empresa con los clientes es el siguiente: el cliente hace el pedido, indicando la cantidad que necesita de cada producto, y posteriormente indica la plataforma donde quiere que se le distribuya.

La empresa mantiene intercambio electrónico de datos con sus clientes, el alcance de la transmisión automática de la información al recibir el pedido es de gestión de stock, y también comparte la empresa con su cliente los niveles de inventario, los planes de producción y previsiones de demanda, además el cliente puede consultar a la empresa en todo momento el estado de su pedido, y su proceso de envío.

¿De qué forma se usa las TIC para relacionarse con sus COLABORADORES y PROVEEDORES?

La empresa primero analiza lo que hace falta en cada departamento, y del departamento que se necesite algún artículo, se hace una propuesta de compra de Artículo, cantidad, fecha de entrega y dirección. Cuando llega al Departamento de Compra, se revisa esta propuesta, y su es correcta se valida y se envía a los proveedores y se cierra la propuesta cuando el proveedor envía a la empresa una nota como que ha llegado todo correctamente y al sitio correcto.

A su vez la empresa mantiene el contacto con sus proveedores para saber en todo momento la gestión de stock y contabilidad. Los proveedores deben tener un nivel tecnológico alto y hacer un uso habitual de Internet y correo electrónico para poder mantener bien suministrada a esta empresa

La empresa comparte regularmente con sus proveedores los niveles de inventario, planes de producción y previsión de demanda, se les pasa a sus proveedores una programación anual para saber que cantidad de productos y en que fecha aproximada deben enviarlos a la empresa.

¿De qué forma usa las TIC para relacionarse con sus TRABAJADORES?

En la empresa se comunican todos vía correo electrónico, y como todos los trabajadores no tienen, por ejemplo los trabajadores que están en el campo, entonces la información o documentos se envían a un terminal, estos documentos, por ejemplo nóminas, se imprimen y se distribuyen al empleado pertinente.

El nivel tecnológico de los trabajadores depende del puesto de trabajo que ocupe, en oficina, fábrica o en el campo. La empresa dispone de un departamento de informática compuesto por 5 informáticos los cuales realizan funciones TIC específicas, la empresa recibe constantemente información de TIC, además el director de este departamento asiste a ferias (ferias sobre el tema en Madrid) sobre estas tecnologías se interesa por informarse para conseguir un mejor desarrollo de la empresa en esta área.

Open-Solutions

Open-Solutions, es una empresa proveedora de soluciones de negocio y tecnología de la información, la cual se dedica a la integración de ERP, sistemas de gestión en la red.

Conforme aumenta la evolución de sistemas de información aumenta la interacción con el usuario. Podemos ver esta evolución en que antes se le daba más importancia a los datos, datos que ahora podemos estructurar, distribuirlos y transformarlos en información, y así también contrastar diferentes fuentes de información.

 Cualquier organización se compone de una serie de entidades,(departamentos, grupos, delegaciones,..) los que van a aportar su conocimiento a la empresa, el elemento fundamental para que sea posible ese trabajo de las entidades es el ERP,el sistema de gestión de la empresa, va a ser el núcleo de estas entidades. Nos va a dar los elementos básicos para nuestras funciones, ya sea fabricar, almacenar, disponer de conocimiento, etc.…

Las necesidades que puede presentar el usuario como asignar tareas, trabajar en grupo, ofimática, encargos, son procesos que podrán ser realizarse con la capa de workflow que permite automatizar de manera electrónica esos procesos, va a permitir gestionar la información, asignar y procesar tareas, definir una gestión documental, …, es la capa que nos permite la normalización de esas tareas que pueden ralentizar el trabajo.

Eejemplo : Gestión de pedidos.

Las tareas que se llevarían a cabo podrían ser:

            Se recibe Vía FAX el pedido --> Alguien registra el pedido --> revisión del pedido -- Grabar el pedido à--> Darle curso al pedido --> darle orden al trabajo/compra -->…

Estas tareas llevan asociado la circulación de papel. La implantación de una capa de workflow nos va a apoyar eliminando en nuestros procesos internos el manejo de papel a través de formatos electrónicos, notificaciones automáticas, asignar tareas, controlar estados del documento, saber quién tiene la responsabilidad. Se tendrá pues la posibilidad de automatizar los procesos, conseguir un control de los datos, de forma que estén ordenados, accesibles, y a su vez sea sencillo de manejar para el usuario.

Si se tiene esa  capa, será muy fácil integrar las entidades de fuera con nuestra gestión, se hace a través de la capa de red, servicios que vamos a administrar de cara al exterior.

Equipamiento

¿De qué equipamiento dispone la empresa?

La empresa dispone de unos 25 teléfonos fijos en la empresa utilizados para el contacto con clientes y proveedores, además de poder comunicarse un departamento con otro dentro de la oficina, y cada empleado dispone de un teléfono móvil, pudiendo haber en la empresa perfectamente mas de 150 teléfonos móviles, necesarios para los empleados que se dedican a supervisar las plantaciones o los empleados que viajan con las mercancías o de conferencias, para su mejor localización o poder estar al tanto de cualquier cambio que haya en los pedidos o planes previos de la empresa.

En la actualidad la empresa dispone de 150 ordenadores de sobremesa aproximadamente, en toda la oficina de la empresa, distribuidos por grupos de trabajo, los cuales son utilizados para llevar toda la gestión y bases de datos de la empresa, administrar los pedidos de clientes, facturación, llevar controlada todo el trabajo de la maquinaría de la empresa y  la producción en las instalaciones de la empresa, además de los ordenadores utilizados por el equipo de informáticos de la empresa que se dedican a crear nuevos programas y mantener a punto todos los problemas que pueda haber con los demás ordenadores de otros departamentos.

También tienen unos 50 portátiles para los empleados que requieren de desplazamiento, pudiendo así llevarse el trabajo a cualquier parte.

El sistema operativo utilizado por la empresa en los ordenadores de sobremesa como en los portátiles es Windows Vista en algunos y XP en otros, además todos los ordenadores disponen de conexión a Internet ADSL de alta velocidad inalámbrica.

En cuanto a los periféricos, la empresa dispone de impresoras tanto de inyección como láser, además de tener las impresoras scanner, llevando también a su vez un total control del gasto de papel, cartuchos, toners…, cada impresora dispone de un contador de impresiones para su mejor control, también se controla el precio medio que se puede gastar por impresiones, y las principales funciones de impresión es la facturación, pero también poco, ya que la gran mayoría de la facturación se hace por e-mail.

Además la empresa dispone de WebCam en los portátiles, pero no suelen usarlas, utilizan más las conferencias telefónicas, para poder ponerse en contacto 5 o más personas a la vez.

¿Qué tipo de elementos multimedia o documentos electrónicos utiliza en la empresa?

Los elementos multimedia o documentos electrónicos que utiliza son documentos DOC, PDF o similar, también utilizan CD/DVD para hacer presentaciones para reuniones, formación para los empleados.

Para los dispositivos móviles tienen programas para poder ver tablas de Excel y que les permiten además consultar documentos de la empresa actualizados en cualquier momento y en cualquier lugar, abrir correos…

Los vehículos de la empresa también disponen de GPS para la mejor orientación de sus empleados a la hora de distribuir la mercancía por los distintos puntos del país.

¿Cómo es la Red o Plataforma tecnológica de la empresa?

Por una parte la empresa tiene maquinaria de trabajo par la fabricación de los productos, tractores, invernaderos altamente equipados y tecnológicamente preparados, dentro de la nave industrial disponen de la última maquinaria para la separación y embalaje de los productos, y la preparación de los pedidos.

Por otro lado, tenemos los elementos informáticos de los que dispone, ordenadores, servidores, router, firewall, etc. La propia empresa es la encargada de administrar y almacenar toda la información de la empresa, productos, clientes, proveedores, etc.

La empresa trabaja con un programa hecho exclusivamente para ellos y la plataforma con la que trabajan es un RP.

¿Qué tipo de mantenimiento informático tiene en la actualidad?

La empresa dispone de personal propio que se encarga del mantenimiento informático, tiene un grupo formado por cinco informáticos dedicados exclusivamente al mantenimiento y desarrollo de la empresa.

El tipo de mantenimiento que se lleva a cabo es el reestablecimiento de los sistemas de los equipos erróneos.

El mantenimiento que se lleva de todos estos equipos informáticos se hace diariamente, los problemas que pueden tener es que si no saben arreglarlos, se encargan ellos mismos en contactar con otras empresas especializadas en el problema si ellos mismos no pueden solucionarlo.