¿Qué grado de utilización de herramientas TIC hay en las siguientes áreas de la empresa?
En las distintas áreas de la empresa, en la actualidad tiene un nivel medio alto, en logística y aprovisionamiento, en clientes y ventas, en proveedores y compras, en personal y recursos humanos (RRHH), en contabilidad, en administración y en producción.
Los formularios que suele manejar la empresa son los de pedido, albaranes, facturas y partes de trabajo, todos estos formularios se encuentran dentro de sus programas, solamente tienen que seleccionar el necesario y ya disponen de la plantilla a rellenar.
Todos se almacenan electrónicamente, y se imprimen en papel solo los necesarios para entregar a quien los solicite.
¿Qué herramientas TIC usa actualmente la empresa?
Con respecto a Internet:
La empresa se encuentra conectada a Internet diariamente todo el tiempo, necesitan estar comunicados todos los trabajadores entre sí, de toda la empresa, no pueden ni estar 10 minutos sin conexión, ya que en oficina se puede producir un cambio de pedido, o cualquier otro problema e inmediatamente es necesario comunicarlo al personal que se encuentre en el almacén o en el campo con la producción.
Para una mayor conexión todos los empleados se mantienen en contacto mediante los ordenadores fijos, los portátiles o mediante una terminal móvil para los que se encuentran en el campo o en carretera.
Los usos principales que hace la empresa de Internet son los siguientes, búsqueda general de información, gestiones con los clientes, operaciones bancarias y de compras y ventas, publicación de ofertas de trabajo, observar la competencia y mercado, gestiones con proveedores, formación y aprendizaje de sus empleados, y además realizar operaciones con la Administración del tipo: obtener información, conseguir impresos, formularios,… y a su vez devolver estos impresos cumplimentados.
La empresa dispone de tecnologías CRM (Customer Relatioship Management), las cuales le permite analizar la información disponible con fines comerciales y de marketing, y además relacionarse con sus clientes pudiendo así mantener a sus clientes informados de todos sus productos, además de poder también estar en contacto con sus proveedores, todo este proceso lo realiza mediante sus comerciales y usando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), mediante Internet.
Para un control de sus empleados tiene en sus instalaciones tornos para el control de accesos, cada empleado dispone de una tarjeta identificativa que pasando las distintas instalaciones el sistema sabe que empleado ha asistido a trabajar, además de otros sistemas para evitar el fraude de los mismos.
Con respecto al correo electrónico (e-mail), es necesario revisar el correo diariamente varias veces al día por si se produce algún cambio de pedidos o hay nuevos pedidos por parte del cliente o cualquier otro contra tiempo. Se accede al correo desde cualquier dispositivo de la empresa ordenador fijo, portátil o móvil, la empresa dispone de dominio propio y a su vez utiliza unas 500 cuentas de correo y el correo es nominativo. Los dispositivos de la empresa tienen también acceso a webmail, y no tienen problemas de capacidad del correo, ya que pueden recibir y enviar correos de gran tamaño, aunque no están exentos de problemas con los SPAM.
Todo este correo no tiene ninguna forma especial de organización ni personalizada, simplemente se organiza por orden de llegada, por fecha.
El chat o videoconferencias no son utilizados por la empresa, pero si utilizan con bastante frecuencia las E-learning (online, CD/DVD, M-learning…) para la formación de sus empleados, cuando llega una nueva tecnología a la empresa, para que todos sepan hacer uso de ella de una forma correcta.
Disponen de firma digital y certificados digitales, con proveedores y clientes, además de con la Administración, tienen un sistema llamado EDI que les permite hacer estos trámites de E-factura y enviar y recibir documentos de este tipo.
La empresa no tiene foros, pero sabe de la existencia de foros creados por personas ajenas a la empresa.
Los sistemas de gestión documental de la empresa son utilizados para la administración de de los pedidos, de las facturas, albaranes y documentos necesarios para una correcta contabilidad, utilizando un soltare de pago.
Es frecuente el uso de Intranet dentro de la empresa, se mantienen en contacto los distintos sectores de la empresa, es bastante útil, los empleados publican constantemente documentos, utilizan este sistema para compartir boletines de noticias internas, comparten también documentos de trabajo, manuales, guías o material formativo y servicios para uso interno, y el sistema a su vez envía un mensaje al o los interesados del documento. Dentro de este sistema los empleados pueden acceder a servicios del Departamento de Recursos Humanos (RRHH), también pueden enviarse o recibir mensajes con ficheros de gran tamaño, dentro de esta red también suelen tener problemas con el SPAM.
A continuación comentamos el aspecto de Movilidad y Teletrabajo, los empleados de oficina pueden tener conexión desde casa, es más, el ordenador central de la empresa, está conectado con todo, y se puede disponer de esta información actualizada en todo momento.
La empresa dispone de Página Web con dominio propio, en la página web presentan a la empresa y muestra un catálogo de productos, pero solamente los enumera y esta pendiente de actualizar con los nuevos productos, pero la actualización de la página no es una cosa que le preocupe mucho a la empresa y tampoco realizan seguimientos de las estadísticas de visitas, ni promocionan su página web.
La página permite a los clientes personalizar o diseñar los productos y servicios, pero no personalizar la página a usuarios habituales o registrados. La página además incorpora funcionalidades de e-commercer, y mediante la página se ofrece al cliente la opción de hacer sus pedidos por e-mail, y con forma de pago mediante PayPal y otros.
Mediante la página se pueden hacer demandas de trabajo o CVs, y permite publicar ofertas de trabajo.
Utilizan una Plataforma SMS (Short Message System), para que la información que se va modificando se comunique a todos los mandos y personal interesado de la empresa, pero no disponen de servicios Web ni aplicaciones online.
Todos los datos de la empresa están muy controlados, disponen de sistemas de apoyo a la toma de decisiones y Sistemas de Información Ejecutiva, mediante un Sistema de Captura de Datos extraen datos de la base de datos para su análisis, el programa te crea como unos cubos en los cuales puedes ir poniendo la información por campos.
Los sistemas de diseño asistido por ordenador son de Software libre, creado para ellos, compran las licencias a la empresa que le desarrolla estos programas para poder utilizarlos, que llevan integrados Sistemas de Gestión Integrados con una base de ERP (Enterprise Resource Planing), el único programa que va a parte de las ERP es el de RRHH (Recursos Humanos), además de utilizar también el paquete Office.
¿De qué forma usa las TIC para relacionarse con sus CLIENTES?
Toda la comunicación con sus clientes se realiza por correo electrónico, además de disponer de los teléfonos de sus clientes. El proceso a seguir para relacionarse la empresa con los clientes es el siguiente: el cliente hace el pedido, indicando la cantidad que necesita de cada producto, y posteriormente indica la plataforma donde quiere que se le distribuya.
La empresa mantiene intercambio electrónico de datos con sus clientes, el alcance de la transmisión automática de la información al recibir el pedido es de gestión de stock, y también comparte la empresa con su cliente los niveles de inventario, los planes de producción y previsiones de demanda, además el cliente puede consultar a la empresa en todo momento el estado de su pedido, y su proceso de envío.
¿De qué forma se usa las TIC para relacionarse con sus COLABORADORES y PROVEEDORES?
La empresa primero analiza lo que hace falta en cada departamento, y del departamento que se necesite algún artículo, se hace una propuesta de compra de Artículo, cantidad, fecha de entrega y dirección. Cuando llega al Departamento de Compra, se revisa esta propuesta, y su es correcta se valida y se envía a los proveedores y se cierra la propuesta cuando el proveedor envía a la empresa una nota como que ha llegado todo correctamente y al sitio correcto.
A su vez la empresa mantiene el contacto con sus proveedores para saber en todo momento la gestión de stock y contabilidad. Los proveedores deben tener un nivel tecnológico alto y hacer un uso habitual de Internet y correo electrónico para poder mantener bien suministrada a esta empresa
La empresa comparte regularmente con sus proveedores los niveles de inventario, planes de producción y previsión de demanda, se les pasa a sus proveedores una programación anual para saber que cantidad de productos y en que fecha aproximada deben enviarlos a la empresa.
¿De qué forma usa las TIC para relacionarse con sus TRABAJADORES?
En la empresa se comunican todos vía correo electrónico, y como todos los trabajadores no tienen, por ejemplo los trabajadores que están en el campo, entonces la información o documentos se envían a un terminal, estos documentos, por ejemplo nóminas, se imprimen y se distribuyen al empleado pertinente.
El nivel tecnológico de los trabajadores depende del puesto de trabajo que ocupe, en oficina, fábrica o en el campo. La empresa dispone de un departamento de informática compuesto por 5 informáticos los cuales realizan funciones TIC específicas, la empresa recibe constantemente información de TIC, además el director de este departamento asiste a ferias (ferias sobre el tema en Madrid) sobre estas tecnologías se interesa por informarse para conseguir un mejor desarrollo de la empresa en esta área.
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